هل لتخصص إدارة المكاتب مستقبل؟في الآونة الأخيرة، شهد تخصص إدارة المكاتب، وخاصة في العقد الأخير وتزايد هيمنة التطبيقات التكنولوجية والعمل عن بعد، تغييرا جذريا في متطلبات تلك الوظيفة والغرض منها، بعد أن أصبحت تتولى مجرد مسؤوليات روتينية مثل حفظ الملفات المهمة حتى ويتم إرجاعها وتنظيم الملفات المتعلقة بالموظفين والبيانات. لقد تحول العمل في العديد من الشركات إلى وظيفة متقدمة ذات متطلبات أكثر تخصصًا، وهذا المقال سوف يناقش هذا الأمر موقع مرجعي معكم أهم المعلومات عن تخصص الإدارة المكتبية ومهامه وأنواعه وهل له مستقبل أم لا.
تعريف تخصص إدارة المكاتب
الموظف الذي يعمل في تخصص إدارة المكاتب يسمى “مدير مكتب”. يرتبط هذا المسمى الوظيفي بالعديد من الواجبات الأساسية التي يتعين على مدير المكتب القيام بها بشكل منتظم وروتيني. إلا أن هذه المهام قد تختلف عن بعضها البعض، فمثلاً يختلف عمل مدير المكتب باختلاف المؤسسات الأكاديمية مثل الجامعات. نبذة عن مدير المكتب في شركة تجارية وكذلك مدير المكتب في جهة حكومية وغيرها، توجد تقريباً جميع أنواع التخصصات في مجال إدارة المكاتب، مثل تنظيم الملفات المهمة والاجتماعات مع أصحاب القرار والمسؤولين، والمهام المتعلقة بالاتصالات والموارد البشرية.
هل لتخصص إدارة المكاتب مستقبل؟
نعمالجواب على هذا السؤال يتكون من قسمين: الجزء الأول يتعلق بالشركات ومؤسسات العمل الأكاديمي وغيرها التي لا تزال تعتمد على النظام الإداري الروتيني في القيام بالأعمال العادية، والذي يقوم به موظف إدارة المكتب. وفي هذه الحالة، من المتوقع أن تستمر الحاجة إلى التخصص، ولكن بمعدل نمو بطيء. أما الجانب الآخر فيتعلق بالمؤسسات التي اتبعت نهج التحول الرقمي والاعتماد على التكنولوجيا، والتي من المتوقع أن تحقق نمواً أكثر تقدماً في تخصص إدارة المكاتب، وهو ما سيحدث بلا شك. يتطلب عنصرًا بشريًا لتنفيذه، ولكن مع متطلبات وظيفية أكثر، مثل القدرة على التعامل مع التكنولوجيا والبرامج التي تسهل التحكم في تقديم ومعالجة الاستفسارات أو العملاء، وترتيبات البيانات المتعلقة بالمؤسسة، وما إلى ذلك.
معلومات عن دراسة إدارة المكاتب
تقوم العديد من الجامعات بتدريس تخصص الإدارة المكتبية باعتباره تخصصاً وظيفياً في حد ذاته يتطلب دراسة أكاديمية لتلبية حاجة سوق العمل إليه، خاصة مع التطور التكنولوجي الذي حول هذه الوظيفة من مجرد عمل تنظيمي روتيني إلى عمل يشتمل على أذرع ومنظمات متنوعة. مهارات. الأمر الذي يتطلب مديرين تنفيذيين مؤهلين. تعتبر هذه المواد الدراسية في معظم الجامعات من أبرز المواد أو التدريبات التي تدرس في هذا التخصص:
- إدارة الأعمال.
- الموارد البشرية.
- إدارة التسويق.
- تطبيقات الحاسوب وبرامج الحاسوب.
- الكتابة الفنية.
- الإتصالات الإدارية .
- مهارات الكتابة.
- إدارة الوقت.
- اقتصاد.
- إدارة الجودة.
- إجراءات السكرتارية.
إقرأ أيضاً: كيف أعرف الدراسة الجامعية التي تناسبني؟
طبيعة العمل في تخصص الإدارة المكتبية
ومن المتوقع أن يعمل حامل الشهادة الأكاديمية في مجال إدارة المكاتب في عدد من المناصب المتنوعة، مثل مساعد إداري أو سكرتير خاص أو منسق موارد. ومن المتوقع أن يعتمد تعيين مدراء المكاتب على الدرجة العلمية وليس فقط الخبرة السابقة، أي من يحملون درجة البكالوريوس في تخصص إدارة المكاتب أو تخصص إدارة الأعمال. وبشكل عام فإن وظيفة مدير المكتب هي إدارة عدد من المهام الأساسية التي تعتمد على التنظيم الإداري، ويمكن الإشارة بشكل خاص إلى أن طبيعة عمل مدير المكتب تتمثل في إدارة أعمال السكرتارية والتعامل مع الأشخاص من الداخل. وخارج إطار العمل. بالإضافة إلى ذلك، يجب عليه تطبيق التقنيات الحديثة لتنظيم وتخطيط الملفات وإعداد المشاريع المكتبية وممارسة مهام الطباعة.
المهارات اللازمة للتخصص في إدارة المكاتب
بما أن مديري المكاتب هم نقطة الاتصال الأولى داخل منظمة العمل أو الشركة وعليهم كمساعدين تنفيذيين بناء بيئة عمل رائعة، لهذا السبب يمكن القول أن تخصص إدارة المكاتب له مستقبل قوي، ولكن إذا تم إنجاز العمل لتنمية المهارات الشخصية التي تحاكي المتغيرات التي فرضها العصر الحالي. من الناحية الفنية والتكنولوجية، هذه هي المهارات الأساسية المطلوبة لتخصص إدارة المكاتب:(1)
- مهارات الاتصال الفعال: ويجب أن يتمتع مدير المكتب بقدرة قوية على التواصل مع العملاء أو الموظفين أو أي مسؤولية في العمل، وذلك ببساطة لأنه هو نقطة الوصل بين كل هذه المجموعات، وبالتالي فهو يتمتع بمكانة ممتازة في تحسين سمعة المنظمة وبناء الثقة.
- التعامل مع الحاسب الآلي: تعتبر هذه المهارة من أهم المهارات التي تتضمنها قائمة المهارات الصعبة أو المهارات التي تؤدي إلى التعلم، وهي من النقاط الأساسية التي تركز عليها الشركات عند توظيف مديري المكاتب وتعتبرها فارقاً رئيسياً بين تلك المهارات. بهذا التخصص في التعامل مع برامج الحاسوب التي تسهل العمل التنظيمي بدلاً من التنظيم المنتظم.
- إدارة الوقت: ومن المؤكد أن مدير المكتب يجب أن يكون أكثر فطنة في إدارة الوقت من أي إنسان آخر، وهذه المهارة تتيح له تنظيم جميع الأعمال والمهام على أساس زمني مناسب، مما يضمن الفعالية المطلوبة دون تعطيل العمل. ولهذا نجد أن العديد من الكليات المتخصصة في إدارة المكاتب تقوم بتدريس الإدارة مع مرور الوقت.
- مهارات التفاوض: يتضمن منصب إدارة المكتب قدرًا معينًا من التفاوض. على سبيل المثال، يمكنه التفاوض على الميزانية أو الحصول على امتيازات لشركته أو مديره أو مؤسسته، وغيرها من الأمور التي تتطلب التفاوض مع طرف آخر لتحسين أو الحصول على الامتيازات أو الامتيازات. لبناء علاقات مع شخصيات وأطراف أخرى لضمان أفضل الحلول التوفيقية التي تناسب الجميع.
أنظر أيضا: كيف أحصل على درجة عالية في أدائي؟
ما هي التوجهات المستقبلية لتخصص إدارة المكاتب؟
تخضع الوظائف باستمرار لعمليات التطوير حسب متطلبات العصر والفترة الحالية. هناك العديد من الوظائف التي اختفت بسبب عدم قدرتها على تطوير نفسها بالشكل الذي جعلها حاجة ملحة، خاصة مع هيمنة الوظائف. التكنولوجيا التي أصبحت قادرة على أداء مهام متعددة في وقت واحد، وتعتبر مثل هذه الوظائف تخصصًا. تحتاج إدارة المكتب إلى التطوير الوظيفي الآن وفي المستقبل، وهذه هي التوجيهات التي يمكن لمدير المكتب اتباعها:(2)
توسيع المهارات
ومع تزايد الوظائف الآلية؛ ومن الضروري أن يتمتع مدير المكتب بمهارات شخصية أكثر تقدماً تسمح له بالتعامل مع هذه التكنولوجيا التي حلت محل الأوراق المكتظة، وإدارة البرامج على أجهزة الكمبيوتر، خاصة تلك التي تركز على إدارة المكاتب، مثل النصوص وجداول البيانات وغيرها. وبرامج البيانات، وعليه أن يتقنها، وليس أن يعرفها فقط.
ريادة الأعمال
من المتوقع أن يتبنى متخصصو إدارة المكاتب نهجًا رياديًا متزايدًا في تخصصاتهم. ولذلك يجب أن يتمتع مدير المكتب بخلفية قوية في مبادئ إدارة الأعمال والإدارة الفنية، بالإضافة إلى مهارات في التفاوض وإعداد الميزانية والإشراف والاتصالات الإلكترونية. إلى وسائل التواصل الاجتماعي أصبحت وسائل التواصل الاجتماعي مفتاحًا للتعامل مع العملاء أو الاستفسارات المختلفة.
اكتمال التخصص
ومن المتوقع أنه في العقد القادم لن يكون عنوان إدارة المكاتب كافياً لنقل نطاق وعمق المهارات الوظيفية والخبرات للأشخاص في هذه المهنة، ونتيجة لذلك؛ سيتم تقسيم هذا التخصص إلى عدة تخصصات فرعية أكثر تخصصًا. على سبيل المثال، سنجد مهمة منسق الموارد، والتي تتمثل فقط في توظيف العمال ذوي المؤهلات العالية والموارد المناسبة، وهذه مهمة كانت واحدة من مهام كثيرة. من مدير المكتب . ستكون هناك أيضًا مهمة فرعية، مثل مراقبة سير العمل، والتي ستعمل. يراقب المالك مهمة المنظمة ويضمن حصول المهنيين على الدعم والموارد اللازمة وتنفيذ عملهم، كما ينسق العمل بأكمله. استخدام موارد الشركة.
أهمية التخصص في مجال إدارة المكاتب
تكمن أهمية التخصص في مجال إدارة المكاتب في أنه يضمن دقة المعالجة وتوازن سير العمل ضمن كافة أنواع وتخصصات المؤسسات. ولذلك فهي ترتبط بدرجة الدقة التي تقوم بها المؤسسة بالتنسيق وحفظ الموارد وتخزين البيانات المهمة. وترتبط هذه الوظيفة أيضًا بمهمة الإشراف التسويقي، وهو أمر مهم. وهذا أمر جيد للشركات الصناعية والتجارية. هذا بالتأكيد بالإضافة إلى أن مدير المكتب مسؤول عن مراقبة سير العمل وتقييم نتائج العمل ميدانياً، ومعرفة آفاق وآراء العملاء. ولعل كل هذه النقاط هي التي توضح أن هذا التخصص له مستقبل محتمل، لكن الفرق سيكمن في طريقة اختيارك وتحديد من هو المناسب لتلك الوظيفة من خلال خلفيته الأكاديمية وخبرته ومهاراته الشخصية والفنية.
إقرأ أيضاً: تخصصات الأعمال للفتيات وأهم فوائد ومجالات العمل لخريجات الأعمال
وبهذا نختتم مقالتنا هل لتخصص إدارة المكاتب مستقبل؟وقد أجبنا فيه عن إجابة ذلك السؤال بعرض تفصيلي للتعريف بتخصص إدارة المكاتب والمعلومات المتعلقة بالدراسة الأكاديمية وطبيعة عمل مديري المكاتب. كما تناولنا مستقبل ذلك التخصص واتجاهاته الجديدة.
(وسومللترجمة)أهمية تخصص الإدارة المكتبية
